Souvent boudé, critiqué ou redouté, source de manque de sommeil et de stress… à un mois de la date limite (27 janvier 2017), voici quelques conseils pour mieux l’aborder.
L’appel
Le CfP fixe les modalités et le format des soumissions. Il précise aussi les thèmes attendus ou privilégiés. Les habitués de la conférence les connaissent généralement bien, mais certains sujets peuvent être oubliés ou sous-représentés.
Le comité de programme, qui est responsable de la sélection des articles, s’appuie exclusivement sur le contenu des soumissions pour décider de retenir (ou pas) un article. Il est donc essentiel d’apporter aux relecteurs les éléments suffisants leur permettant de prendre une décision. En particulier :
- le sujet proposé est intéressant, nouveau et traité avec rigueur ;
- l’article ou l’objet de la soumission apporte une contribution à la communauté (d’où les exigences assez hautes sur la publication des outils et codes présentés).
Forme des soumissions
Parmi les modalités pratiques du CfP, la taille minimale imposée est un débat de longue date. En principe, la taille ne compte pas, mais elle doit tout de même être suffisante pour qu’un évaluateur se fasse une idée de la qualité, de l’originalité, du sérieux d’une proposition. Ainsi, la soumission d’un simple plan permet rarement de juger de l’étendue des contributions.
Nous sommes conscients que les soumissions se font souvent «à l’arrache», et pour ne pas brider les candidats et recueillir plus de soumissions, nous avons expérimenté un format libre pour finalement constater que la grande majorité des soumissions acceptées font 6 pages ou plus (parfois beaucoup plus, voire trop).
La possibilité de soumettre en langue anglaise a également été l’objet de nombreux débats pour finalement converger vers la solution suivante :
- les soumissions et articles en anglais sont acceptés ;
- les présentations sont en français avec un support idéalement en français (exception faite de celles faites par certains orateurs invités, qui ne passent pas par le processus de sélection standard).
Nouveauté 2017 : les soumissions d’outils
Le SSTIC propose depuis quelques années deux types de soumissions :
- les soumissions longues, classiques : 30 minutes de présentation associée à un article dans les actes ;
- les soumissions courtes : 15 minutes de présentation et, de manière optionnelle, un court article intégré aux actes.
Cette année, le SSTIC introduit une nouvelle forme : les soumissions d’outils.
Beaucoup d’entre vous ont de bonnes idées, qui aboutissent parfois au développement d’un outil. Cet outil vous sert ponctuellement ou régulièrement, il a pu vous faciliter la vie, résoudre un problème général ou très spécifique, ou vous apporter tout autre chose.
Certains auteurs aimeraient pouvoir présenter leurs créations sans nécessairement rédiger une publication technique ou scientifique sur celle-ci. De plus, cela ne correspond pas nécessairement à la manière dont ces outils sont créés : ils peuvent l’être dans le feu de l’action, au cours d’une mission, d’un audit, ou être le fruit d’une réflexion plus aboutie.
Nous proposons donc aux auteurs intéressés d’effectuer une démonstration de ces outils en direct ou en vidéo pendant un créneau de 15 minutes.
Ce type de soumission permet de proposer la présentation d’un outil fonctionnel :
- il devra être rendu public avant la conférence ;
- il devra être fourni aux membres du comité de programme afin qu’ils puissent le tester ;
- il doit simplement faire l’objet d’une description sommaire de son intérêt, de son usage (l’évaluateur ne doit pas perdre des heures à l’installer) ;
- enfin, la fourniture de données d’exemple, de vidéos de démonstrations ou encore de jeux de test permet de faciliter le processus.
L’idée de cette nouveauté est de rendre le processus de soumission plus flexible et plus accessible : une fois votre création mise en ligne, une brève description suffira.
Le second appel
Le premier appel à soumissions est parfois suivi d’un second, qui vise essentiellement des soumissions courtes, même si le comité de programme s’autorise à promouvoir exceptionnellement certaines soumissions reçues lors de ce second appel en soumissions longues. L’expérience a en effet montré que ces soumissions reçues tardivement pouvaient mériter un créneau plus important en raison de l’intérêt ou l’aboutissement des travaux présentés.
L’appel à soumissions courtes visait à l’origine des travaux préliminaires, en vue d’une soumission longue ultérieure. Ce second appel cherchait également à attirer des primo-soumettants, typiquement des étudiants, mais il ne leur a jamais été réservé.
Tip : la publication d’un second appel à soumissions n’étant pas systématique, concentrez vous sur le premier ;)
Comment soumettre ?
C’est simple :
- Créez-vous un compte sur www.sstic.org si vous n’en disposez pas déjà d’un. Ce sera ce compte, avec ceux de vos éventuels co-auteurs, qui sera listé dans le programme de la conférence ;
- Connectez-vous au site et rendez-vous dans la section «Soumettre!» ;
- Renseignez les quelques informations demandées. N’oubliez-pas les logins de vos co-auteurs, c’est la seule manière de s’assurer que vous soyiez tous mentionnés sur la page de votre publication ;
- Cliquez sur le bouton «Soumettre».
- Ce n’est pas fini ! Vous venez de créer une entrée dans notre base de données, il reste à la remplir. Vous allez donc arriver sur un panneau de gestion de votre soumission qui vous permettra d’y ajouter un fichier, qui devra contenir tout ce qui sera utile à l’évaluation. C’est ce fichier que les membres du comité de programme recevront.
Quelques conseils sur le fichier soumis :
- les sources LaTeX ne sont pas exigées à ce stade. Epargnez aux relecteurs la tâche de compilation de votre document en fournissant une version pré-compilée ;
- privilégiez les formats interopérables pour votre soumission (PDF pour les documents) ;
- facilitez le travail des relecteurs : si vous soumettez plusieurs fichiers, décrivez à quoi ils servent !
Une fois l’enregistrement de la soumission effectué, vous pourrez toujours vous rendre dans ce gestionnaire depuis le menu de votre profil en haut à droite du site principal, rubrique «Mes soumissions».
Il vous est possible de mettre à jour votre fichier autant de fois que vous le désirez, jusqu’à la date limite de soumission.
Bon courage à ceux qui ont décidé de proposer leurs travaux. Aux autres : soumettez, vous ne le regretterez pas!